Así que dado que la relación de listas en Excel es tan necesaria para muchos de nosotros, hare lo posible por explicar su utilización de la manera más simple posible.
Planteemos el siguiente caso hipotético:
Nuestro gerente de ventas nos ha enviado un listado de ventas en el que aparecen los siguientes campos Factura, Fecha, Numero de Cliente y Monto y necesita con urgencia conocer los nombres de las personas que realizaron esas compras.
Como habremos notado en este listado no aparece el nombre del cliente asi que debemos conseguirlo de alguna otra fuente.
Acudimos al departamento de atención a clientes y les solicitamos un listado de clientes en el que aparecen los siguientes campos Numero de Cliente, Nombre del cliente y Monto total de Ventas.
Bueno, en este momento notamos que ambas listas contienen un campo llamado Numero de Cliente y que la lista de clientes contiene los Nombres que necesitamos integrar en el segundo listado.
Ahora veamos cómo integrar estos listados:
- En la siguiente columna vacía en el listado de ventas colocamos en la primera fila el titulo “Nombre del cliente”
- Debajo del anterior titulo escribimos la siguiente formula =BUSCARV(C2,Clientes!A2:C14,2,FALSO) en la que:
- =BUSCARV significa que utilizaremos la formula de búsqueda vertical.
- C2 es la referencia del campo que contiene el valor a buscar, en este caso es en esta columna donde se encuentran los Números de cliente los cuales buscaremos en la tabla de clientes, para seleccionarlo basta que con el ratón elijamos la columna o con las flechas de movimiento del teclado nos desplacemos hasta la columna C2.
- Clientes!A2:C14 esto nos indica cual es el rango de datos en el que vamos a realizar la búsqueda en este caso Clientes indica a Excel que los datos se encuentran en la hoja Clientes del Libro de Excel,! Es un separador y A2:C14 es el rango de datos en el que se encuentra el listado del catalogo de clientes.
- 2 este número indica que la formula devolverá los valores encontrados dentro de la segunda columna del rango de datos A2:C14 en este caso nos referimos a la columna B.
- Falso indica a Excel que nuestra lista no está ordenada, si fuera el caso de que los datos a buscar se encontraran en una lista ordenada Excel los procesaría más rápidamente pero en el caso de que la lista no se encuentre ordenada Excel no nos devolverá el resultado esperado, les recomiendo siempre utilizar el valor Falso.
Como ven en el ejemplo anterior devolvió el nombre Hernesto Lopez (perdonen la H, no la lleva este nombre pero ya había creado mis imágenes).
Como ultimo paso vamos a copiar la formula en las casillas restantes de la lista de ventas pero antes debemos modificarla un poco para que los datos que esta devuelva sean los correctos agregando los simbolos $ de referencia absoluta.
El agregar el simbolo $ significa que cuando Excel copie esta formula no hara un desplazamiento de los rangos de datos, si no hiciéramos esta modificación la referencia A2:C14 cambiaria incrementando el valor de la fila.
Si no agregamos el símbolo $ en nuestra referencia del rango de datos el valor de esta cambiaria por A3:C15, para evitarlo añadimos el símbolo de referencia absoluta a nuestro rango quedando de la siguiente manera A$2:C$14 de esté modo cuando hagamos la copia de esta fórmula en línea vertical esta referencia no cambiara y quedara de la siguiente manera =BUSCARV(C22,Clientes!A$2:C$14,2,FALSO).
Espero que esto les resulte de utilidad cuando tengan que relacionar listas, la aplicación que aquí ejemplifique no es el único escenario posible pero basta para comprender la utilidad de la formula BUSCARV.
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