Microsoft Excel

Microsoft Excel o Microsoft Office Excel es una aplicación de Hoja de Cálculo desarrollada por Microsoft para los sistemas Windows y Mac OS X.
 
Una hoja de cálculo simula ser una Hoja Tabular dividida por líneas y columnas, cada recuadro formado por la intersección de estas se conoce como celda.
 
Cada línea está identificada por un numero consecutivo entre el 1 y el 1,048,576 a partir de la versión 2007 y cada columna por una letra o una combinación de letras comenzando en la A y terminando en la XFD para  un máximo de 16,384 columnas esto utilizando un sistema numérico en base 26 de manera que cuando alcanzamos la letra Z añadimos una letra a la izquierda y comenzamos nuevamente con la letra A, por ejemplo (Z < AA), (AZ < BA), (BZ < CA) y así sucesivamente hasta llegar a la cifra máxima XFD.
  

 
Las celdas están identificadas por la/s letra/s de la celda mas el numero de la columna por ejemplo A1 para la primera celda más arriba y a la izquierda de la hoja de cálculo, las celdas pueden contener valores numéricos, de texto, formula o de fecha los cuales en realidad son números equivalentes a la suma de días transcurridos desde el primer instante del año 1900 hasta la fecha representada.
 
El verdadero poder de una hoja de cálculo radica en la utilización de formulas, las cuales van de operaciones sencillas como pueden ser Suma, Resta, Multiplicación o División, hasta formulas complejas de búsqueda en base de datos, estadísticas, financieras, etc.

 
 
Actualmente Excel ofrece muchas otras características apoyándose del diseño modular de el sistema operativo Windows puede cargar cualquier funcionalidad como son Graficadores, Módulos de conexión a bases de datos, Editores de texto, Visualizadores de imágenes, y cualquier otro objeto que permita ser incrustado desarrollado por Microsoft o cualquier otra empresa de Software.
 
Excel provee de un lenguaje de programación llamado Visual Basic para Aplicaciones VBA por sus siglas en ingles, el cual permite automatizar casi cualquier tarea dentro de la hoja de cálculo pudiendo acceder a cada uno de los elementos tratándolos como Objetos esto es tanto para los objetos del propio Excel o para cualquier elemento que se incruste en el mismo aun siendo de un distinto fabricante, con esto el poder de automatización de tareas con Excel es prácticamente infinito.

 
 
En este sitio iré agregando paginas con referencia a las funcionalidades de Excel, por ahora les ofrezco lo siguiente:

• EXCEL Eliminar Registros Duplicados
• Función BUSCARV en Excel 

 
Y como no puede faltar un poco de historia aquí tenemos una breve narración del nacimiento de las Hojas de Cálculo.
 
Con la llegada de las computadoras personales y la oferta que estas hacían de sus capacidades de programación alguien desarrollo la idea de crear una Hoja Electrónica para Cálculos actualmente conocida como Hoja de Cálculo.
 
En la década de 1970 un Dan Brickin estudiante de Harvard miraba a su profesor mientras este creaba un modelo financiero en un Pizarrón notando que cuando su Profesor encontraba un error o deseaba cambiar un parámetro borraba parte de la pizarra y reescribía una parte de las operaciones en secuencia, esto le hizo darse cuenta de que el podía replicar ese proceso en una computadora utilizando una “Hoja de Cálculo Electrónica” en la que el pudiera realizar cambios en alguno de los valores u operaciones y está en automático calculara los nuevos resultados.
 
Dan Bricklin en sociedad con Bob Frankston desarrollaron la compañía Software Arts y con ella dieron vida a la primera aplicación de Hoja de Cálculo a la cual llamaron VisiCalc.

 
Desafortunadamente para Dan Bricklin la oficina de patentes le notifico que no le podrían otorgar una patente debido a que el concepto de patentes para Software era algo que aún se desconocía en esa época.
 
VisiCalc se comercializo en 1979, para la plataforma Apple y Apple II con el nombre de VisiCorp, convirtiendo a la computadora Apple de un Juguete para Hobbistas en una Valiosa Herramienta Financiera, lo cual probablemente fue lo que impulso a IBM a ingresar en el Mercado de la PC.
 
Debido al éxito del concepto de la Hoja de Cálculo y a que VisiCalc era bastante imperfecto muchas empresas crearon clones más poderosos de VisiCalc entre los que se encontraron SuperCalc en 1980, Multiplan de Microsoft en 1982, Lotus 1-2-3 en 1983 y un modulo de Hoja de Cálculo para AppleWorks en 1984, Microsoft Excel para Mac en 1985 y Para Windows 2.0 en 1987.
 
La carencia de una patente impidio a Dan Bricklin obtener Beneficios por su idea.

 

EXCEL Eliminar Registros Duplicados, Fácil

Como obtener una lista sin registros duplicados fácilmente, muchos compañeros de trabajo han necesitado alguna vez eliminar todos los renglones duplicados de una lista de Excel, tal vez para enviar una felicitación de cumpleaños, o una invitación a un evento por parte de la empresa o por cualquier razón en la que necesiten que cada registro aparezca solamente una ocasión en la lista.

 
Veamos la siguiente lista muestra, entendamos que una lista de trabajo real contendría varios miles de registros.

Supongamos que queremos sacar el nombre sin repetir de cada uno de los clientes, bueno seguramente nuestra atención se habrá ido directamente al campo Nombre, Esto a simple vista parece que es lo correcto, pero si nos detenemos un poco a revisar los campos de la lista encontraremos el campo llamado “Numero de Cliente”, este es verdaderamente el campo que debe distinguir a cada uno de nuestros clientes.
 
En la vida real no tendríamos un listado tan pequeño, en este ejemplo es así para ahorrar espacio y que la explicación sea breve, pero en la realidad seguramente tendríamos información adicional como podría ser la dirección, información de la transacción comercial o cualquier otro tipo de dato que nos haga caer en la conclusión que en nuestro listado de nombres podrían haber clientes homónimos o dicho de otra manera dos o más personas con el mismo nombre.
 
Una vez que hemos decidido que el campo a considerar para obtener sus valores únicos es el de “Numero de Cliente” proseguimos con nuestro proceso.
Primeramente ordenamos nuestro listado utilizando la columna “Numero de Cliente”, esta opción se encuentra dentro del menú Datos / Ordenar o bien Data / Sort para la versión en Ingles, basta con seleccionar la celda que contiene el nombre de la columna “Numero de Cliente” y en el menú elegimos Datos / Ordenar, esto nos mostrara un dialogo el cual vemos en la siguiente imagen.

 
 
Ahora que nuestra lista esta ordenada, procedemos a identificar los valores duplicados introduciendo una sencilla formula en una columna vacía, de ser necesario podemos insertarla donde consideremos prudente, aunque esto de preferencia debe ser cerca de la columna que habremos de comparar.
 
La formula seria en el caso del ejemplo la siguiente: =SI(B2=B1,"Repetido","")

Como paso seguido copiamos la formula en todas las celdas faltantes y colocamos un titulo en la primera fila para que Excel no llegue a confundirse durante nuestro proceso, nuestro listado quedaría ahora de la siguiente manera.

En este punto podemos identificar y filtrar los registros repetidos, quedando el listado de la siguiente manera:

Podría ser que no quisiéramos eliminar los registros y quisiéramos conservar la lista en su forma original pero sin perder la información que acabamos de obtener, para eso debemos Copiar y Pegar solo los valores en una columna adicional utilizando la opción de pegado especial, en las versiones de Excel 2007 y más recientes la opción de pegado especial la obtenemos haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Pegado Especial, en las versiones anteriores de Excel lo encontramos en el menú Editar / Pegado Especial.

 
Como paso final eliminamos la columna de las Formulas, en este caso la columna E y ordenamos nuestra lista utilizando el campo Factura, ahora tenemos identificado los registros duplicados y podemos procesar nuestros datos como mejor nos convenga.

 

Función BUSCARV en Excel, relacion de listas

Muchos usuarios en la empresa para la que trabajo han necesitado muchas veces de relacionar listas de datos en Excel, algunas veces para obtener el nombre de cliente teniendo solo en la lista de trabajo su número y en una lista adicional la información detallada de los clientes, en otras ocasiones para comparar dos listas y saber si los elementos de un listado están presentes en el listado de trabajo, entre otros procesos similares.
 
Así que dado que la relación de listas en Excel es tan necesaria para muchos de nosotros, hare lo posible por explicar su utilización de la manera más simple posible.

Planteemos el siguiente caso hipotético: 

Nuestro gerente de ventas nos ha enviado un listado de ventas en el que aparecen los siguientes campos Factura, Fecha, Numero de Cliente y Monto y necesita con urgencia conocer los nombres de las personas que realizaron esas compras.
 

Como habremos notado en este listado no aparece el nombre del cliente asi que debemos conseguirlo de alguna otra fuente.

Acudimos al departamento de atención a clientes y les solicitamos un listado de clientes en el que aparecen los siguientes campos Numero de Cliente, Nombre del cliente y Monto total de Ventas.

Bueno, en este momento notamos que ambas listas contienen un campo llamado Numero de Cliente y que la lista de clientes contiene los Nombres que necesitamos integrar en el segundo listado.

Ahora veamos cómo integrar estos listados:

• En la siguiente columna vacía en el listado de ventas colocamos en la primera fila el titulo “Nombre del cliente”
• Debajo del anterior titulo escribimos la siguiente formula =BUSCARV(C2,Clientes!A2:C14,2,FALSO) en la que:
• =BUSCARV significa que utilizaremos la formula de búsqueda vertical.
• C2 es la referencia del campo que contiene el valor a buscar, en este caso es en esta columna donde se encuentran los Números de cliente los cuales buscaremos en la tabla de clientes, para seleccionarlo basta que con el ratón elijamos la columna o con las flechas de movimiento del teclado nos desplacemos hasta la columna C2.
• Clientes!A2:C14 esto nos indica cual es el rango de datos en el que vamos a realizar la búsqueda en este caso Clientes indica a Excel que los datos se encuentran en la hoja Clientes del Libro de Excel,! Es un separador y A2:C14 es el rango de datos en el que se encuentra el listado del catalogo de clientes.
• 2 este número indica que la formula devolverá los valores encontrados dentro de la segunda columna del rango de datos A2:C14 en este caso nos referimos a la columna B.
• Falso indica a Excel que nuestra lista no está ordenada, si fuera el caso de que los datos a buscar se encontraran en una lista ordenada Excel los procesaría más rápidamente pero en el caso de que la lista no se encuentre ordenada Excel no nos devolverá el resultado esperado, les recomiendo siempre utilizar el valor Falso.
  

 

 

Como ven en el ejemplo anterior devolvió el nombre Hernesto Lopez (perdonen la H, no la lleva este nombre pero ya había creado mis imágenes).

Como ultimo paso vamos a copiar la formula en las casillas restantes de la lista de ventas pero antes debemos modificarla un poco para que los datos que esta devuelva sean los correctos agregando los simbolos $ de referencia absoluta.
 

El agregar el simbolo $ significa que cuando Excel copie esta formula no hara un desplazamiento de los rangos de datos, si no hiciéramos esta modificación la referencia A2:C14 cambiaria incrementando el valor de la fila.
 

Si no agregamos el símbolo $ en nuestra referencia del rango de datos el valor de esta cambiaria por A3:C15, para evitarlo añadimos el símbolo de referencia absoluta a nuestro rango quedando de la siguiente manera A$2:C$14 de esté modo cuando hagamos la copia de esta fórmula en línea vertical esta referencia no cambiara y quedara de la siguiente manera =BUSCARV(C22,Clientes!A$2:C$14,2,FALSO).

Espero que esto les resulte de utilidad cuando tengan que relacionar listas, la aplicación que aquí ejemplifique no es el único escenario posible pero basta para comprender la utilidad de la formula BUSCARV.